Phí bảo trì chung cư là gì? Ai là người đóng và cách tính

Trong bài viết này, Bất Động Sản Quảng Đà sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về phí bảo trì chung cư — một khoản quỹ dự phòng quan trọng, được trích lập để bảo dưỡng và duy trì phần sở hữu chung, thiết bị và hạ tầng đi kèm của tòa nhà. Chúng tôi sẽ giải thích sự khác biệt giữa phí bảo trì và phí dịch vụ vận hành hàng tháng, hướng dẫn cách tính, thu, bàn giao và giám sát theo Luật Nhà ở 2023, cũng như những lưu ý quan trọng giúp cư dân nắm rõ quyền lợi và đảm bảo an toàn, bền vững cho không gian sống của mình.

Phí duy trì chung cư là gì?

Trong thuật ngữ pháp lý hiện hành, văn bản sử dụng khái niệm “kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư”. Cộng đồng cư dân và môi giới lại quen gọi một cách giản dị là “phí duy trì” hay “quỹ bảo trì”. Bản chất của khoản tiền này là sự đóng góp của người sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích bán, thuê mua trong tòa nhà có nhiều chủ, nhằm đáp ứng mọi công việc bảo trì đối với các hạng mục dùng chung theo quy chuẩn xây dựng, từ kiểm tra, quan trắc, đến sửa chữa định kỳ và thay thế lớn. Luật Nhà ở 2023 dành riêng một tiểu mục để điều chỉnh vấn đề này, qua các Điều 152, 153, 154 và 155.

Mục đích của phí duy trì chung cư

Mục tiêu cốt lõi là duy trì chất lượng và công năng của phần sử dụng chung, từ thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, cấp thoát nước, máy bơm, đến mái, sảnh, bãi để xe, đường nội bộ, cảnh quan và những kết cấu khác được xác định là sở hữu chung. Khoản tiền này chỉ được phép sử dụng cho hoạt động bảo trì theo kế hoạch đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua; tuyệt đối không chi cho các đầu việc quản lý vận hành, lương nhân sự vận hành, vệ sinh, an ninh hay trang trí cảnh quan mang tính dịch vụ. Khi nhà chung cư phải phá dỡ, nếu còn dư thì nguồn tiền đó được dùng để hỗ trợ tái định cư hoặc chuyển sang quỹ bảo trì của tòa nhà mới sau khi xây dựng lại, không hoàn lại cho từng cá nhân.

Cách tính phí duy trì chung cư

Phí duy trì chung cư là một khoản quan trọng để đảm bảo an toàn và bảo dưỡng lâu dài phần sở hữu chung của tòa nhà. Việc tính toán, thu và quản lý khoản phí này phải tuân theo Luật Nhà ở 2023, vừa minh bạch vừa bảo vệ quyền lợi của cư dân. Dưới đây là chi tiết về mức phí, cách chủ đầu tư quản lý tạm thời và các tình huống có thể phát sinh thay đổi.

Mức phí bảo trì chung cư là bao nhiêu?

Luật quy định rõ người mua hoặc thuê mua căn hộ, cũng như phần diện tích khác được bán trong tòa nhà có nhiều chủ, phải nộp đúng bằng hai phần trăm giá trị theo hợp đồng của phần diện tích đó; đây là con số cố định do pháp luật ấn định. Đối với diện tích mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán tại thời điểm bàn giao đưa công trình vào sử dụng, chủ đầu tư có nghĩa vụ tự nộp khoản tương ứng hai phần trăm, tính theo giá bán căn hộ cao nhất của tòa nhà tại thời điểm bàn giao. Quy định này nằm ở Điều 152 Luật Nhà ở 2023 và có hiệu lực bắt buộc trên phạm vi toàn quốc.

Để hình dung dễ hơn, giả sử hợp đồng ghi giá trị căn hộ là 2 tỷ đồng, khoản đóng góp tương ứng sẽ là 40 triệu đồng. Nếu sở hữu phần diện tích thương mại được bán dưới dạng diện tích sử dụng riêng, số tiền tính ra cũng theo tỷ lệ phần trăm nói trên. Mọi con số cần được thể hiện tách bạch với giá bán trong hợp đồng, thuận tiện cho việc đối chiếu về sau.

Cách chủ đầu tư thu và quản lý tạm thời

Trước khi ký hợp đồng mua bán, chủ đầu tư phải mở một tài khoản thanh toán riêng tại tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi có dự án để nhận tiền đóng góp. Người mua/thuê mua nộp vào đúng tài khoản ghi trong hợp đồng, có xác nhận sao kê và gửi bản xác nhận cho chủ đầu tư; nếu chưa nộp, về nguyên tắc sẽ chưa được bàn giao căn hộ. Khi Ban quản trị được công nhận, cơ chế chuyển giao tiền được kích hoạt theo trình tự: trong 30 ngày kể từ văn bản đề nghị của Ban quản trị, chủ đầu tư và Ban quản trị phải quyết toán số liệu; sau đó chủ đầu tư đề nghị ngân hàng chuyển toàn bộ số tiền và lãi phát sinh sang tài khoản do Ban quản trị lập; trong thời hạn 15 ngày kể từ khi quyết toán xong, chủ đầu tư phải hoàn tất việc chuyển giao. Tổ chức tín dụng có nghĩa vụ thực hiện chuyển khoản theo số liệu đã quyết toán, chi phí phát sinh (nếu có) được trừ vào quỹ.

Phí bảo trì chung cư có thay đổi không?

Tỷ lệ hai phần trăm là mức cứng do luật định, không do doanh nghiệp tự ý quyết định. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành nhiều năm, có thể phát sinh nhu cầu sửa chữa vượt kế hoạch khiến quỹ cạn. Khi đó, Hội nghị nhà chung cư được quyền thông qua phương án đóng bổ sung từ các chủ sở hữu để bảo đảm an toàn công trình. Tất cả các khoản trích và chi đều phải công khai, có hóa đơn chứng từ và báo cáo Hội nghị theo luật.

Ai là người sẽ đóng phí bảo trì chung cư ?

Theo Luật Nhà ở 2023, nghĩa vụ nộp khoản hai phần trăm thuộc về bên mua hoặc thuê mua phần diện tích được chuyển nhượng; những phần diện tích chủ đầu tư giữ lại phải do chính chủ đầu tư nộp theo giá trị tương ứng. Trường hợp căn hộ được bán theo hình thức thuê mua, người thuê mua vẫn nộp khoản này theo hợp đồng. Còn đối với sản phẩm chỉ cho thuê, người thuê không bị yêu cầu nộp một lần hai phần trăm vì họ không trở thành chủ sở hữu; chi phí bảo trì được cân đối trong cơ cấu tài chính của chủ sở hữu và các khoản giá thuê theo quy định riêng.

Với nhà ở xã hội, nếu là trường hợp để bán hoặc cho thuê mua, cơ chế đóng góp vẫn áp dụng như vừa nêu vì luật không phân biệt về loại hình dự án tại Điều 152. Riêng nhà ở xã hội để cho thuê, người thuê không nộp hai phần trăm; thay vào đó, giá thuê được xác định theo quy định chuyên ngành và chủ đầu tư chịu trách nhiệm bảo trì phần sở hữu chung.

Đối với nhà ở thường gọi là “chung cư mini”, từ khi Luật Nhà ở 2023 bổ sung khung pháp lý, nếu công trình được đầu tư để bán căn hộ cho nhiều chủ và đáp ứng yêu cầu pháp luật, việc trích nộp và lập quỹ được thực hiện như đối với tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu. Ngược lại, nếu công trình chỉ để cho thuê, không phát sinh chuyển quyền sở hữu từng căn, người thuê không nộp hai phần trăm.

Quỹ bảo trì chung cư được dành cho các hạng mục nào

Quỹ bảo trì chung cư là nguồn tài chính quan trọng để duy trì và bảo dưỡng phần sở hữu chung của tòa nhà, đảm bảo an toàn và vận hành bền vững. Việc sử dụng quỹ này phải tuân thủ quy định pháp luật, chỉ chi cho các hạng mục được phép và theo quy trình minh bạch, có kiểm soát, giúp cư dân yên tâm về quyền lợi và chất lượng công trình.

Các khoản được phép chi

Quỹ được sử dụng cho các hạng mục thuộc phần sở hữu chung theo danh mục được xác nhận trong hồ sơ của dự án và quy chế sử dụng nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn ở hệ thống thang máy và phòng máy, bơm nước và bồn chứa, trạm điện và hệ thống cấp điện chung, hệ thống thông gió, điều áp và hút khói, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hành lang, sảnh, tầng hầm đỗ xe, mái, kết cấu bao che, khu vực kỹ thuật, sân vườn, đường nội bộ và các hạ tầng đồng bộ thuộc phần chung. Việc chi chỉ được thực hiện theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị thông qua, hoặc theo quyết định xử lý sự cố khẩn cấp kèm báo cáo sau đó. Mọi khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo để phục vụ kiểm toán nội bộ và giám sát của cư dân.

Các khoản không được phép chi

Nguồn tiền này không dùng cho công tác quản lý vận hành thường xuyên như tiền lương, thưởng, đồng phục cho bảo vệ, lễ tân, vệ sinh, chăm sóc cây xanh hằng ngày, điện nước tiêu thụ cho vận hành, chi truyền thông, tổ chức sự kiện hay làm đẹp cảnh quan; không dùng để mua sắm tài sản mới không liên quan đến bảo trì, cũng không dùng để trang trải nghĩa vụ tài chính của bất kỳ cá nhân, tổ chức nào. Luật nghiêm cấm việc chuyển quỹ sang mục đích khác với bảo trì phần sở hữu chung.

Quy trình sử dụng quỹ bảo trì

Ban quản trị là chủ thể đại diện cộng đồng cư dân đứng tên tài khoản, chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì theo niên hạn của công trình và trình Hội nghị nhà chung cư thông qua. Khi phát sinh nhu cầu chi, Ban quản trị lập đề xuất nêu rõ hạng mục, giải pháp kỹ thuật, dự toán, nguồn tiền, thời gian thực hiện và lựa chọn nhà thầu theo quy định về đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh tùy quy mô. Sau khi hoàn tất, Ban quản trị có nghĩa vụ quyết toán, công khai báo cáo và chứng từ tới cư dân; đồng thời lưu trữ hồ sơ để phục vụ cơ quan quản lý khi kiểm tra. Các mốc thời gian bàn giao giữa chủ đầu tư và Ban quản trị, cách đứng tên đồng chủ tài khoản, thời hạn quyết toán cũng được Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định chi tiết nhằm phòng ngừa rủi ro lạm dụng.

Kinh nghiệm cho người mua khi đóng phí bảo trì

Đóng phí bảo trì chung cư là nghĩa vụ pháp lý nhưng cũng là quyền lợi quan trọng của người mua, giúp đảm bảo phần sở hữu chung được duy trì lâu dài. Hiểu rõ quy trình, cơ chế quản lý và các điểm cần lưu ý từ hợp đồng đến khi bàn giao quỹ sẽ giúp cư dân tránh rủi ro, giám sát minh bạch và bảo vệ quyền lợi của mình.

Ghi rõ trong hợp đồng mua bán

Ngay từ giai đoạn ký kết, người mua cần kiểm tra phần điều khoản về khoản hai phần trăm: xác định rõ giá trị làm căn cứ tính, tài khoản nhận tiền tại ngân hàng, thời điểm nộp, trách nhiệm gửi sao kê xác nhận, cơ chế sinh lãi trong thời gian tiền nằm tại tài khoản của chủ đầu tư và nguyên tắc chuyển toàn bộ gốc lẫn lãi sang Ban quản trị. Luật yêu cầu chủ đầu tư mở tài khoản trước khi ký hợp đồng và bên mua phải nộp vào đúng tài khoản này; nội dung đó phải thể hiện tách biệt trong hợp đồng, tạo căn cứ pháp lý vững chắc khi phát sinh tranh chấp.

Kiểm tài khoản quỹ bảo trì khi bàn giao

Khi Hội nghị nhà chung cư bầu Ban quản trị và UBND cấp thẩm quyền ra quyết định công nhận, Ban quản trị cần sớm có văn bản đề nghị chuyển giao. Hai bên thực hiện quyết toán trong 30 ngày, kèm toàn bộ chứng từ và sao kê gốc lẫn lãi; trong 15 ngày sau quyết toán, chủ đầu tư phải đề nghị ngân hàng chuyển sang tài khoản của Ban quản trị. Nếu chủ đầu tư chậm trễ, Ban quản trị lập tức gửi văn bản lên UBND cấp huyện để yêu cầu thực hiện cưỡng chế thu hồi theo luật, tránh để thời gian kéo dài làm phát sinh rủi ro cho cư dân.

Các câu hỏi thường gặp về phí bảo trì chung cư

Phí bảo trì chung cư là một vấn đề nhiều cư dân quan tâm và thường gặp thắc mắc. Để giúp bạn nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ, dưới đây Bất Động Sản Quảng Đà tổng hợp các câu hỏi thường gặp cùng giải đáp chi tiết về thời điểm nộp, cơ chế quản lý, xử lý khi chủ đầu tư chậm bàn giao và các trường hợp đặc thù.

• Khoản 2% này nộp khi nào? Người mua hoặc thuê mua nộp trước thời điểm nhận bàn giao căn hộ hoặc phần diện tích, kèm xác nhận đã nộp gửi cho chủ đầu tư; nếu chưa nộp, về nguyên tắc chưa được bàn giao. Quy định này đi kèm nghĩa vụ mở tài khoản riêng của chủ đầu tư trước khi ký hợp đồng, nhằm tách bạch dòng tiền.
• Phải nộp mấy lần? Luật chỉ ấn định một lần tại thời điểm hình thành quyền sở hữu; sau này chỉ khi quỹ đã sử dụng hết và Hội nghị cư dân thông qua phương án bổ sung thì mới đóng thêm theo kế hoạch được biểu quyết.
• Nếu chủ đầu tư không chịu bàn giao tiền thì xử lý ra sao? Ban quản trị gửi văn bản đến UBND cấp huyện nơi có dự án; trong 15 ngày UBND phải có văn bản yêu cầu bàn giao, và nếu sau 10 ngày kể từ yêu cầu mà vẫn không thực hiện, UBND ban hành quyết định cưỡng chế, tổ chức thu hồi để bàn giao cho Ban quản trị; đồng thời có thể chuyển hồ sơ cho cơ quan điều tra nếu phát hiện dấu hiệu tội phạm.
• Quỹ có được hoàn cho từng chủ căn hộ nếu lâu ngày không dùng? Không. Luật xác định đây là nguồn tiền chung cho phần sở hữu chung, chỉ dùng cho bảo trì; khi công trình phải phá dỡ, phần còn lại được hỗ trợ tái định cư hoặc chuyển sang quỹ của tòa nhà xây mới, không hoàn trả riêng lẻ.
• Các dự án “chung cư mini” và nhà ở xã hội có phải nộp? Nếu có hoạt động bán hoặc thuê mua căn hộ, người mua/thuê mua vẫn phải đóng theo tỷ lệ pháp luật quy định; nếu chỉ cho thuê, người thuê không nộp một lần hai phần trăm. Trường hợp nhà ở xã hội, giá bán, giá thuê, giá thuê mua được điều tiết theo các nghị định chuyên ngành, nhưng cơ chế trích hai phần trăm đối với giao dịch bán hoặc thuê mua vẫn áp dụng.

Từ kinh nghiệm đồng hành, Bất Động Sản Quảng Đà khuyến nghị người mua lưu trữ sao kê nộp tiền, yêu cầu chủ đầu tư xác nhận bằng văn bản về tài khoản nhận và lãi phát sinh. Sau khi nhận quỹ, cộng đồng cư dân nên thống nhất lịch công bố báo cáo, đối chiếu kế hoạch bảo trì và chứng từ chi, qua đó xây dựng văn hóa minh bạch, ngăn tranh chấp và duy trì sức hấp dẫn dự án. Một tòa nhà có hồ sơ bảo trì đầy đủ, quy trình chi tiêu chặt chẽ và số liệu quỹ rõ ràng luôn được thị trường đánh giá cao, phản ánh tích cực vào giá trị căn hộ.